Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

2. Abgrenzung: Eigene Datenverarbeitung vs. Auftragsverarbeitung (SaaS)

Bei der Nutzung unserer Plattform muss datenschutzrechtlich zwischen zwei Arten der Verarbeitung unterschieden werden:

a) Nutzung unserer Website und Registrierung

Wenn Sie unsere Website besuchen oder sich als Vermieter/Hausverwaltung ein Konto erstellen, sind wir der Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

b) Verarbeitung von Mieter- und Vertragsdaten (Auftragsverarbeitung)

Wenn Sie als registrierter Nutzer (Mandant) Mietverträge, Aufhebungsverträge oder Wohnungsgeberbestätigungen über unsere Plattform erstellen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Mieter. In diesem Fall bleiben Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir agieren als Ihr technischer Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt streng isoliert und verschlüsselt auf unseren Servern, ausschließlich nach Ihren Weisungen und zum Zweck der Bereitstellung der Software-Funktionen.

c) Mieter-Zugang über Einladungslinks

Erhalten Mieter einen Link zur digitalen Vertragsprüfung, Unterschrift oder Wohnungsgeberbestätigung, verarbeiten wir deren Daten im Auftrag des Vermieters bzw. der Hausverwaltung. Verantwortlicher gegenüber den Mietern bleibt in der Regel der Vermieter. Für Mieter stellen wir eine gesonderte, auf ihren Nutzungskontext beschränkte Datenschutzinformation bereit (Anlage zum Mietvertrag / Signaturseite).

3. Erfassung allgemeiner Informationen beim Aufruf (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Hierzu gehören:

• Verwendeter Browsertyp und Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (Referrer)

Rechtsgrundlage und Zweck: Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der fehlerfreien Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Dienste. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

4. Auslieferung von Stylesheets, Schriftarten und Skripten

JavaScript-Bibliotheken (einschließlich der Signatur-Komponente), Stylesheets und Schriftarten werden von unserem eigenen Hosting ausgeliefert. Ihr Browser baut dafür keine Verbindungen zu Content-Delivery-Netzwerken Dritter (z. B. jsDelivr, Tailwind-CDN oder Google Fonts) auf.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einer datensparsamen, sicheren und zuverlässigen Darstellung unserer Online-Angebote (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Zahlungsabwicklung über PayPal (Pay-per-Use / Credits)

Für unser Pay-per-Use-Modell (Erwerb von Credits zur Nutzung einzelner Funktionen) setzen wir den Zahlungsdienst PayPal ein. Wenn Sie Credits kaufen, werden Sie im Checkout zu PayPal weitergeleitet bzw. es wird das PayPal-Zahlungs-Widget eingebunden. Die Zahlung erfolgt ausschließlich, wenn Sie den Kauf aktiv auslösen.

Anbieter ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. PayPal verarbeitet insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse Ihres PayPal-Kontos
• Zahlungs- und Transaktionsdaten (Betrag, Zeitpunkt, Status)
• Technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Geräteinformationen)

Wir erhalten von PayPal nur die Informationen, die zur Bestätigung der Zahlung und Gutschrift der Credits erforderlich sind (z. B. Transaktions-ID, Betrag, Zahlungsstatus). Kreditkarten- oder Kontodaten, die ausschließlich bei PayPal eingegeben werden, speichern wir nicht.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie ggf. berechtigtes Interesse an einer sicheren, etablierten Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Weitere Informationen: PayPal-Datenschutzerklärung.

6. Registrierung, Login und Account-Verwaltung

Wenn Sie ein Konto auf unserer Plattform erstellen, erheben wir folgende Daten:

• Name / Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (dieses wird kryptografisch sicher gehasht gespeichert und ist für uns nicht im Klartext einsehbar)

E-Mail-Versand (Mailjet, Google Workspace, eigener SMTP)

Für den zuverlässigen Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Einladungen zur digitalen Unterschrift, Benachrichtigungen an Vermieter und Mieter, Systemhinweise) nutzen wir je nach Konfiguration unterschiedliche E-Mail-Dienstleister. Dabei werden typischerweise E-Mail-Adressen, Namen (soweit hinterlegt), Betreff, Inhalt der Nachricht sowie technische Übermittlungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Zustellstatus) verarbeitet. Nicht jeder Mandant nutzt denselben Versandweg:

a) Versand über Mailjet (System-Standard für die meisten Mandanten)

Haben Sie als Mandant keine eigenen SMTP-Daten hinterlegt, versendet unsere Plattform E-Mails standardmäßig über unseren Dienstleister Mailjet im Namen der Plattform (Absender z. B. no-reply@drprinz.de). Dies ist der übliche Versandweg für registrierte Nutzer ohne eigene SMTP-Anbindung.

Anbieter: Sinch Mailjet GmbH, Elsenheimerstraße 43, 80687 München, Deutschland (Muttergesellschaft: Mailjet SAS, Paris, Frankreich). Die Datenverarbeitung erfolgt primär auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU). Wir haben mit Mailjet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Weitere Informationen: www.mailjet.de/datenschutz/.

b) Versand über Google Workspace (Betreiber-Konto)

Für das Betreiber-Konto mit der Login-Adresse mail@andreasprinz.de erfolgt der Versand — sofern dort keine abweichenden eigenen SMTP-Daten hinterlegt sind — über Google Workspace (SMTP: smtp.gmail.com). Google Workspace ist damit nicht der Standardversandweg für alle Mandanten; die übrigen Mandanten ohne eigenen SMTP nutzen Mailjet (Abschnitt a).

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet die für den Transport erforderlichen Daten als technischer Dienstleister. Eine Verarbeitung in Drittländern (insbesondere USA) ist nicht auszuschließen; Google stützt sich hierfür u. a. auf die EU-Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: Google Workspace – Auftragsverarbeitung · Google-Datenschutzerklärung.

c) Eigener SMTP-Server (optional)

Sie können als registrierter Nutzer eigene SMTP-Zugangsdaten in der Software hinterlegen — auch solche eines Google-Workspace-Kontos oder eines anderen Anbieters. In diesem Fall hat Ihr SMTP Vorrang vor Mailjet bzw. dem Betreiber-Workspace; der Versand erfolgt über Ihren gewählten Mail-Dienst. Wir speichern Host, Benutzername und Absender sowie das SMTP-Passwort verschlüsselt (libsodium).

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung gegenüber registrierten Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie berechtigtes Interesse an der verlässlichen und sicheren Zustellung von Transaktions-E-Mails (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). E-Mails an Mieter im Rahmen von Vertragsprozessen verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag Ihres Vermieters (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher gegenüber den Mietern bleibt der Vermieter.

7. Protokollierung und Beweissicherung (Audit-Trail)

Um die rechtliche Gültigkeit von Verträgen abzusichern und nachweisen zu können, dass Vertragsparteien ausreichend Zeit zur Prüfung der Dokumente hatten, nutzen wir einen revisionssicheren Audit-Trail.

Wenn Sie nach explizitem Klick auf einen Verifizierungsbutton ein Vertragsdokument zur Prüfung öffnen oder digital signieren, protokollieren wir dieses Ereignis. Hierbei erfassen wir neben dem Zeitpunkt (Zeitstempel) auch die IP-Adresse und den verwendeten Browser (User-Agent) des zugreifenden Endgeräts.

Diese forensischen Daten werden strikt zweckgebunden in der Datenbank gespeichert. Sie werden dem Vermieter im regulären Dashboard nicht im Klartext angezeigt, sondern dienen ausschließlich der Beweissicherung für den Fall rechtlicher Auseinandersetzungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der nachvollziehbaren Protokollierung von Willenserklärungen und der Abwehr von Rechtsansprüchen).

8. Einsatz von Cookies und Session-Management

Wir verwenden auf unserer Plattform technisch notwendige Session-Cookies. Diese sind erforderlich, um Sie nach einem erfolgreichen Login über verschiedene Unterseiten hinweg als authentifizierten Nutzer (Mandanten) zu identifizieren und die strikte Datentrennung (Multi-Tenancy) sicherzustellen.

Diese Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten und verfallen automatisch, sobald Sie sich ausloggen oder Ihren Browser schließen. Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies ein.

Beim Erwerb von Credits über PayPal können zusätzlich Cookies oder vergleichbare Technologien durch PayPal gesetzt werden, sobald Sie den Zahlungsvorgang starten (vgl. Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der geschützten Bereiche).

9. Serverseitige Datenabfragen (VPI / Destatis)

Eingeloggte Vermieter können optional Verbraucherpreisindex-Daten (VPI) über die öffentliche Schnittstelle GENESIS-Online des Statistischen Bundesamtes (Destatis) aktualisieren lassen. Diese Abfrage erfolgt serverseitig von unserem System aus; Ihr Browser baut dabei keine direkte Verbindung zu Destatis auf. Es werden keine personenbezogenen Mieterdaten an Destatis übermittelt.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an aktuellen Indexwerten für die Mietkalkulation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. Vertragserfüllung gegenüber registrierten Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Speicherdauer und Löschung von Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erreichung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- oder steuerrechtlicher Art) bestehen. Wenn Sie Ihren SaaS-Account kündigen und löschen, werden Ihre Account-Daten sowie alle von Ihnen angelegten Mietverträge, Mieterdaten und Abstimmungsprotokolle unwiderruflich aus unserer Datenbank gelöscht.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Als registrierter Vermieter/Mandant können Sie Ihre personenbezogenen Daten in den Einstellungen unter „Datenexport (Art. 20 DSGVO)“ als JSON-Datei herunterladen (Profil, Objekte, Vertrags-Metadaten, Mieterdaten Ihres Kontos, Einstellungen ohne Geheimnisse). Als Mieter nutzen Sie den Link „Datenexport (Art. 20 DSGVO)“ auf Ihrer Signaturseite; dort werden nur Ihre eigenen Slot-Daten exportiert. Für Mieter gilt ergänzend die mieterbezogene Datenschutzinformation in der Vertragsanlage.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sofern Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter der in Abschnitt 1 angegebenen E-Mail-Adresse. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.